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Considere ofrecer a sus empleados más flexibilidad y comodidad cuando viajan, pero no tenga miedo de mirar de cerca sus informes de gastos.

Los viajes de negocios son difíciles de conseguir, en parte porque pueden conllevar altos costos directos si no se administran de manera cercana y altos costos indirectos si se controlan de manera demasiado estricta. Una política que ahorra cinco centavos en cada viaje podría apagar a sus valiosos guerreros de la carretera, mientras que una política demasiado flexible puede convertir los viajes de negocios en un costo irrecuperable en lugar de una inversión importante.

¿Cómo caminar esa delgada línea? Aquí hay algunas sugerencias interesantes de viajes de negocios que quizás desee considerar.

Dale a tus viajeros frecuentes mejoras de asiento. Esta semana, The Wall Street Journal hizo la sugerencia radical de que los ejecutivos que viajan con poca frecuencia deberían viajar en clase económica, mientras que los viajeros de negocios pesados, por ejemplo, el personal que viaja mucho para la planificación de eventos, deberían pasar a la clase ejecutiva. ¿El razonamiento? Ayuda a la moral del empleado.

“A largo plazo, para muchas industrias donde la mano de obra con talento tiene una gran demanda, aliviar la fricción en los viajes puede ahorrar dinero”, explica el columnista Scott McCartney. Los cambios en la forma en que funcionan los programas de reserva de viajes, como TripActions o Egencia, facilitan la creación de reglas específicas para diferentes categorías de empleados, señala.

Aumenta la flexibilidad. ¿Tiene muchos empleados que se “vuelven locos” cuando reservan viajes de negocios? Puede deberse a que no están contentos con las opciones que les da, es posible que deseen reservar un Airbnb en lugar del Hilton. Un análisis reciente realizado por una firma de datos de viajes dice que muchos empleados están presionando para obtener más flexibilidad.

“Se dice que los millennials son los que exigen que sus empleadores relajen sus posturas anteriores, pero en el corazón del problema está la responsabilidad de la compañía de proporcionar un servicio completo de cuidado para sus trabajadores que viajan”, señaló PhocusWire de la compañía el mes pasado. “Parece poco probable que este grupo de viajeros sea el único responsable: el comportamiento del consumidor cuando viaja está cambiando a través de la demografía de la edad”.

Examina los detalles para controlar a los grandes gastadores. Si tiene problemas para ajustarse a su presupuesto de viaje, considere si el problema se encuentra en otro lugar que no sea el alojamiento y la tarifa aérea. Una investigación reciente de ViewFrom36k, una consultoría propiedad de Travel Leaders Group, encuentra que muchas organizaciones realizan un seguimiento de solo el 60 a 70 por ciento de sus gastos en viajes de negocios, y que la brecha de conocimiento podría estar costándoles dinero.

Al analizar los gastos granulares, como el alquiler de alimentos y automóviles, y analizar cuándo los empleados realizan sus viajes, puede tomar mejores decisiones sobre cómo está invirtiendo en viajes de negocios. “Tener esa comprensión completa le brinda una visión real de los gastos de viaje, las tendencias y el comportamiento de los viajeros de su empresa”, explica una publicación en el blog ViewFrom36k. “Luego, puede convertir esos conocimientos en información procesable que permita a su empresa ver el panorama general y realizar cambios positivos”.

Todo lo anterior se puede conseguir de manera sencilla y optimizada a través de Domiruth Business Travel.

 

Fuente: https://associationsnow.com/2018/10/3-tips-tweaking-business-travel-program/

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