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“La única razón por la que las empresas gastan dinero en viajes es porque esperan resultados positivos de esos viajes”, dice Scott Gillespie, un experto líder en fricción de viajeros.

En el estudio Lograr mejores resultados de viajes de negocios, Gillespie dice que los programas de viajes deben diseñarse para maximizar la cantidad de resultados positivos de un viaje, en lugar de minimizar los costos de viaje.

Un enfoque anticuado de la gestión de viajes puede ser perjudicial para objetivos más importantes, como un viaje exitoso, retener al personal y asegurar que los empleados que viajan permanezcan sanos y felices, dice.

Aunque el enfoque de Gillespie resuena con muchos viajeros, cumplir con estos objetivos puede ser un desafío.

Los expertos de la Global Business Travel Association advirtieron que las empresas pueden gastar más en viajes de negocios en 2019, ya que se prevé que los precios de los hoteles aumentarán en un promedio del 3,7%, mientras que las tarifas aéreas aumentarán en torno al 2,6%.

El balance será clave para 2019

Si las empresas desean alcanzar el nivel adecuado de gasto en sus viajes de negocios, deben esforzarse por mantener el equilibrio. Corren el riesgo de alterar las cifras de ganancias y pérdidas del negocio al gastar demasiado. Pero, al gastar demasiado poco, existe el riesgo de que el crecimiento se vea limitado al perder nuevas oportunidades, acuerdos y oportunidades de establecer contactos en el extranjero.

Con esto en mente, Corporate Traveler ha redactado un documento técnico para brindar a las empresas consejos prácticos para lograr ahorros sin limitar su potencial de crecimiento, y eso reconoce a sus guerreros de caminos más valiosos.

Una política de viajes es el primer paso.

Tener una política de viaje es un buen primer paso para ahorrar dinero y mantener felices a los viajeros. Una política de viaje es esencialmente un conjunto de pautas para que los viajeros de negocios les brinden una comprensión clara de lo que la compañía permite. Aunque no hay reglas establecidas, hay algunos elementos esenciales para incluir.

Por ejemplo, enumere las clases de cabina en las que los empleados pueden volar a expensas de la empresa. Establezca un presupuesto de hotel por noche (tenga en cuenta que algunas ciudades son más caras que otras). También es una buena idea enumerar a las aerolíneas preferidas y los socios hoteleros, ya que tratar con menos proveedores significará un apalancamiento adicional al negociar las tarifas.

Es esencial comunicar estos detalles a los empleados que viajan y obtener su aceptación. Los viajeros deben poder acceder a la política de viajes de la empresa fácilmente, a través de una intranet, una plataforma de recursos humanos o con una herramienta de reserva en línea.

Mantenga un registro de sus gastos

Lleve un registro de lo que los empleados están reservando y cuánto gastan para ejecutar un programa de viaje exitoso. Conocer la verdadera inversión en viajes ayudará a las compañías a identificar áreas problemáticas, permitiéndoles ajustar su política de viajes en consecuencia, reeducando a su personal y asegurándose de que obtengan el mejor valor de su inversión en viajes.

Al obtener un poco más de detalle con las políticas de viaje y reunirse con los empleados a medio camino, las empresas pueden evitar gastos innecesarios y dejar de gastar dinero que no beneficia a los resultados finales.

Desde reservas anticipadas a boletos flexibles y beneficios para el viajero: consejos prácticos para lograr ahorros

Puede ser una sorpresa, pero el tiempo que los empleados toman para confirmar sus planes de viaje puede tener un impacto significativo en los resultados de la empresa. Por ejemplo, si los empleados reservan menos de siete días antes de la salida, es probable que paguen hasta un 28% más que si reservaran con 22 a 30 días de anticipación. En un año, esto puede hacer una gran diferencia en el gasto en viajes de una empresa.

La flexibilidad es importante cuando se viaja por negocios. Los itinerarios y las fechas pueden cambiar de forma rápida y frecuente, en el último minuto. Sin embargo, los empleados probablemente no necesitan reservar tarifas aéreas completamente flexibles. En general, los boletos semiflexibles ofrecen un mejor valor. Se puede hacer un cambio por una pequeña tarifa, que suele ser mucho más baja que el costo de una tarifa completamente flexible, lo que ahorra dinero a la empresa.

Un presupuesto no tiene por qué significar menos beneficios para los viajeros, tampoco. Las empresas pueden impresionar a sus viajeros con ofertas de valor agregado, como el programa Corporate SmartSTAY, que ofrece desayuno gratuito en el hotel, check-in y actualizaciones tardías y tempranas. Estos extras hacen que el viaje del viajero sea más cómodo sin costo adicional.

Hable con los expertos.

Cuando se analizan las categorías de viaje y los proveedores más utilizados, es probable que algunos proveedores clave se muestren una y otra vez. Puede ser una aerolínea preferida o un hotel convenientemente ubicado cerca de la oficina o cerca de un cliente. Vale la pena marcar estas reservas repetidas, ya que si la compañía reserva una ruta de una sola línea aérea o un hotel específico con suficiente frecuencia, es posible que tengan el volumen de reserva para negociar. Una tarifa preferencial con el proveedor directamente.

Sin embargo, no es fácil negociar directamente con los proveedores de esta manera, por lo que es aconsejable pedir consejo a su compañía de gestión de viajes (CGV) y ver si pueden negociar en nombre de la compañía.

La estrategia más efectiva a largo plazo para ahorrar dinero en viajes de negocios es trabajar en colaboración con un experto CGV. La correcta proporcionará tasas líderes en el mercado, experiencia en reservas, tanto en línea como fuera de línea, informes regulares y la ayuda de un administrador de cuentas dedicado que sugerirá otras formas de ahorrar, sin comprometer los objetivos de la empresa o los requisitos de servicio.

Al trabajar con una GVC como DOMIRUTH BUSINESS TRAVEL, su compañía puede enfocarse en lo que es esencial y crecer y fortalecer el negocio. Después de todo, los viajes de negocios son sobre negocios, no viajes.

 

Fuente: https://www.businesslive.co.za/fm/fm-fox/2018-11-27-handy-tips-on-how-to-achieve-business-travel-savings-in-2019/

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