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Domiruth trabaja de la mano con sus clientes para responder a la complejidad y los retos de la administración de viajes, sin dejar de considerar las necesidades y expectativas de los viajeros. En Domiruth se percibe la administración de viajes como una tarea multifacética de emprendimiento que abarca los siguientes ocho ejes claves que pueden generar ahorros al mismo tiempo que se proveen servicios y se aumenta la seguridad y sustentabilidad:

Optimizar los procesos de transacciones y ofrecer un servicio de viajes de excelencia
Deben considerar que pueden reducir hasta un 15% en el costo total de viajes, si se implementan herramientas de reserva en línea para transacciones sencillas. En el caso de itinerarios complejos y servicios especiales, se debe aplicar el conocimiento y destreza de los consultores especializados para generar una gran satisfacción en el viajero. Además, los gerentes de viajes y todos los viajeros en sí, deben tener acceso al contenido relevante de las compañías aéreas, hoteles, servicio de transporte y compañías de alquiler de autos, entre otros. Finalmente, es primordial proveer a los viajeros con una amplia variedad de servicios diseñados para solventar sus necesidades desde el momento de la reserva hasta el de su retorno.

Implementar una política de ahorro en hoteles
Si las empresas desarrollan un programa de hoteles con disciplina y profesionalismo, esto puede generar un ahorro en el costo por estadías en hoteles, ya que este gasto por lo general representa un 30-50% del presupuesto de viajes. Al optimizar las negociaciones con hoteles independientes y cadenas hoteleras, y al implementar una política que considere la necesidad de ahorro sin dejar de lado en confort del viajero, conveniencia y seguridad; las organizaciones podrán aumentar el control, mejorar el cumplimiento y manejar sus gastos en hoteles de forma más efectiva.

Buscar oportunidades de ahorro en el transporte aéreo y terrestre
Motivar a los viajeros a reservar con anticipación y balancear el uso de tarifas negociadas ayuda a reducir costos. Considerando que el gasto en transporte aéreo normalmente representa el volumen más alto en gastos y en oportunidades para más ahorro. Es importante también hacer hincapié en las negociaciones con las aerolíneas y en obtener descuentos de proveedores preferenciales.

El transporte terrestre, que incluye el ferroviario, alquiler de autos, limosinas, y taxis ejecutivos, no siempre recibe la misma atención que el gasto de transporte aéreo a pesar de que pueden representar un 10 por ciento o más del gasto total de viajes. Un análisis cuidadoso del transporte terrestre de una compañía, la información de sus proveedores y acuerdos competitivos, permite negociar los mejores términos para estabilizar costos durante la vigencia de un contrato.

Motivar el cumplimiento de políticas y la gestión de demanda
El cumplimiento de una política de viajes bien diseñada es la forma de lograr un programa de viajes eficaz. Esto puede representar un promedio de ahorro del 30% dentro del gasto total de viajes. Estos ahorros provienen de mejoras en las siguientes cinco áreas principales: “advance booking” (reserva aérea con antelación), tarifas restringidas, proveedores preferenciales, confort del pasajero (clase/categoría de hotel) y canales preferidos de reservas.

Además, se debe considerar la gestión de demanda en las políticas de viajes, para evaluar las razones por las cuales se toman los viajes de negocios y el retorno de la inversión, así como el impacto de estos en el medio ambiente y la calidad de vida de los viajeros.

Consolidar los programas de viajes
Estandarizar las políticas de viajes, procesos y herramientas; y consolidar sus proveedores y programas de viajes regional y globalmente, puede generar un 20% de ahorro en el gasto total de viajes; al mismo tiempo que aumentará la seguridad y calidad del servicio ofrecido al viajero. Para apoyar este esfuerzo, trabajar cada vez más con una sola compañía de administración de viajes a nivel mundial, es una excelente alternativa.

Buscar la seguridad del viajero y tener en cuenta la responsabilidad social
Las compañías que están a la vanguardia mantienen a sus viajeros bien informados en temas de seguridad antes, durante y después del viaje de negocios, y están bien equipadas para localizarlos y asistirlos en casos de emergencia.

Además, están empezando a dirigir esfuerzos en temas de responsabilidad social relacionados con el medio ambiente y su programa de viajes. Como parte de esto, están permitiendo a sus viajeros comparar diferentes niveles de emisión de dióxido de carbono en los medios de transporte disponibles al momento de reservar. Reportes post viaje permite a las compañías rastrear y medir emisiones de CO2 para manejar mejor los temas ambientales.

Considerar los gastos de reuniones y eventos en el programa de viajes
Integrando los eventos y congresos dentro del programa de viajes, las empresas pueden obtener una fuente de ahorros que muchas veces no es considerada. Ya que pueden beneficiarse de los mismos servicios que la compañía de administración de viajes les ofrece.

Medir el desempeño
Las mediciones de desempeño y cuadros de control constantemente actualizados son muy importantes para los gerentes y administradores de viajes como parte del monitoreo del progreso de su programa de viajes. Además, es también primordial la identificación puntual de la satisfacción de los viajeros, que le permite a los profesionales en administración de viajes perfeccionar y mejorar continuamente el programa de viajes.

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