• (511) 610-6000
  • corporativo@domiruth.pe
  • 24 hrs 999 942 626
  • 999 652 721
  • (511) 610-6000
  • corporativo@domiruth.pe
  • 999 942 626
  • 999 652 721

Ser un Travel Manager no se resume a hacer reservas de hoteles o transportes. Debe saber gestionar presupuestos al mismo tiempo que gestionar personas, y tener un equilibrio en estas dos tareas, puede ser un trabajo complicado. Más aún, si la persona encargada de esta función no es especialista en el tema, sino un asistente de dirección o personal administrativo.

El gestor de viajes debe poder optimizar el gasto en hoteles y transporte, optimizar las políticas de viajes y conseguir que los trabajadores cumplan con dicha política. Además, debe gestionar indicadores de rendimiento, la actividad de reuniones y eventos, hacer que la experiencia de viaje de los trabajadores sea la adecuada e incluso abordar las necesidades de prevención y seguridad.

Por todo lo dicho antes, reiteramos que se trata de un trabajo complejo que demanda un alto nivel de profesionalismo en la figura del Travel Manager, para que su labor sea beneficiosa para la organización. Por ello, compartimos 4 consejos que todo buen gestor de viajes corporativos debe tener muy en cuenta:

La clave es la negociación

Una tarea importante dentro de las funciones del responsable de viajes de empresa, es la negociación con los proveedores. Esto tendrá una incidencia importante en el gasto en viajes corporativos, en la satisfacción de los viajeros, en la calidad de su entorno para el desarrollo de sus labores, entre otros aspectos.

Lo principal que debe tener en cuenta el gestor de viajes, es que conseguir una tarifa muy reducida no siempre representará un ahorro para la empresa. Puede presentarse el caso contrario. Debe considerar, por ejemplo, la conexión a internet, comidas y/o bebidas incluidas en el hotel o que éste quede muy alejado del lugar de reunión. Todo esto representaría un gasto adicional que puede ser más elevado que la rebaja conseguida en la tarifa

Por ello, el Travel Manager debe ser muy consciente de qué negocia, conocer las verdaderas necesidades de los trabajadores a los que brinda servicio: qué necesitan y qué no, en su día a día.

Brinda un buen trato

Se debe considerar que la gestión del responsable de viajes corporativos tiene mucha incidencia en la vida de los trabajadores, y no solo a nivel profesional sino también a nivel personal. Ante esto, se pueden generar tensiones. Y se trata de algo normal que debe saber manejar con un buen trato, empatía y amabilidad.

También en la negociación con los proveedores, un trato cálido que vaya más allá de la relación comercial, puede ser muy beneficioso. Finalmente, los proveedores pueden llegar a ser aliados del Travel Manager en el logro de sus objetivos.

 Actualización continua

Lo que hoy sirve para una buena gestión de viajes corporativos, mañana puede estar desfasado y la utilización de procesos anticuados puede suponer más gastos, más recursos y menos eficiencia. Por ello, ante los permanentes y rápidos cambios en el sector, surge la necesidad de conocer nuevas herramientas que permitan el ahorro en la gestión.  El Travel Manager deberá ocuparse de actualizar sus conocimientos y conocer las novedades del sector.

Tener un plan B

Cuando gestionas viajes y también gestionas personas, trabajar con una agenda bien programada con anticipación es muy beneficioso para el gestor de viajes: mejores tarifas, buena organización en las agendas de los viajeros, menos impacto en su vida personal, más facilidad para la negociación, entre otros beneficios. Pero, los contratiempos pueden llegar, y en este ámbito suelen ser frecuentes. La cancelación de una reunión, el cambio de fecha de un evento, una visita de última hora…Por todo ello, es mejor optar por la flexibilidad con los proveedores, como transporte o alojamientos que permiten cancelaciones de última hora o cambios de fechas, o también tener a la vista a otros proveedores por si el elegido no pueda ajustarse a los cambios de último momento.

Como gestión de recursos humanos, es importante que se mantenga una buena comunicación con los empleados, tanto en la oficina como durante su viaje. Debe haber una comunicación bidireccional en todo momento, que tanto el trabajador como el gestor de viajes puedan estar enterados de posibles cambios en la agenda, en la organización, etc.

Finalmente, cabe resaltar que se pueden presentar situaciones que van más allá de los contratiempos comerciales y que podríamos definir como crisis: desastres naturales, huelgas en transporte, inestabilidad sociopolítica, entre otras. En estos casos, lo ideal sería tener preparado un plan de contingencia, que especifique las posibles crisis que se puedan presentar, cómo tienen que reaccionar los viajeros, cómo se repartirán las tareas y responsabilidades, etc.

Compartir Artículo

Blog

Otros datos de interés

logotipo business travel

Datos de Contacto

(511) 610- 6000

999 942 626

999 652 721

  • corporativo@domiruth.pe

Av. Petit Thouars 4305 Miraflores
Lima, Perú

Contáctanos

©Domiruth Business Travel 2018. Copyright Corporacion Domiruth, S.A. 2018. Todos los derechos reservados.
Está prohibida la utilización y reproducción o copia del contenido parcial o total de este Sitio Web.